Vijf tips om een goede syndicus te kiezen voor de mede-eigendom

Voor wie als eigenaar van een appartement ook mede-eigenaar is van delen van het volledige gebouw speelt de syndicus een heel belangrijker rol: hij beheert de gemeenschappelijke ruimtes en voert de beslissingen van de vergadering van mede-eigenaars uit. Om die taak naar behoren te vervullen is een nauwgezette mede-eigenaar nodig of een bekwame professional. We zetten enkele criteria op een rijtje die u in gedachten moet houden om de beste syndicus te kiezen.

De syndicus van de mede-eigendom heeft verschillende sleutelfuncties: hij zorgt ervoor dat de algemene vergaderingen naar behoren worden gehouden, dat het gebouw goed wordt onderhouden, houdt een voorbeeldige boekhouding bij en vertegenwoordigt de vereniging van mede-eigenaars in lopende zaken en bij eventuele juridische geschillen. Ook het toezicht op de werkzaamheden aan gemeenschappelijke delen en de relaties met leveranciers, belastingen en personeelsbeheer vallen onder zijn verantwoordelijkheid.

Een professionele syndicus inschakelen?

Bij kleine mede-eigendommen is het mogelijk één van de mede-eigenaars als vertrouwenspersoon aan te stellen en hem of haar de taak van syndicus op vrijwillige basis of tegen een bescheiden vergoeding te laten vervullen. Als u hiervoor kiest, zorg er dan voor dat de persoon die u kiest over enige ervaring of opleiding beschikt, en zorg ervoor dat zijn persoonlijke en professionele leven voldoende tijd bieden om alle taken te vervullen. Bij een groter gebouw, is het echter echt wel aangewezen de rol van syndicus toe te vertrouwen aan een gespecialiseerde professional of vastgoedmakelaar die daarvoor over bekwame medewerkers beschikt met een goed netwerk en een goed zicht op de technische middelen die nodig zijn om werkzaamheden uit te voeren, betere technische en materiële middelen.

Controleer de vaardigheden

Het kan niet genoeg gezegd worden : de taak van syndicus vervullen vereist managementvaardigheden, een juridische basiskennis, kennis van architectuur en onroerend goed, goede contactuele eigenschappen en gevoel voor diplomatie. Syndici zijn in België onderworpen zijn aan de regels van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) moeten zich  gedurende hun hele loopbaan bijscholen. Zo heeft de syndicus de plicht om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in de vastgoedsector en van de regels inzake mede-eigendom, die vaak veranderen, alsmede van de technieken en voorschriften. Het is belangrijk om altijd te controleren of de syndicus wel degelijk over al deze vaardigheden beschikt.

Controleer of het aanbod compleet is

Jammer genoeg leert de praktijk dat sommige aanbieders van syndicusdiensten enkel een basisaanbod bieden en toch veel kosten in rekening brengen voor routinematige beheerswerkzaamheden. Het is belangrijk om goed te kijken of het aanbod beantwoordt aan de specifieke noden van het gebouw. Als het contract melding maakt van administratiekosten, is het belangrijk om na te trekken wat deze kosten precies dekken.

Aandringen op goede communicatie en beschikbaarheid

De tijd dat beheerders van co-eigendom maar twee dagen per  week beschikbaar waren, ligt eigenlijk achter ons. Vandaag de dag verwachten mede-eigenaars terecht dat ze kunnen werken met iemand die op voorbeeldige wijze communiceert, transparant en beschikbaar is en alle vragen snel en grondig beantwoordt. Het is immers niet zo dat er enkel tijdens de kantooruren problemen kunnen opduiken met de lift van een appartementsgebouw.

Ook digitale kennis is een must

Vandaag de dag is het ook vanzelfsprekend om de boekhoudkundige overzichten en de juridische documenten van een flatgebouw online te kunnen raadplegen. Ook op dat vlak moet een syndicus beslagen op het ijs komen.

Kortom, de keuze van een goede syndicus mag niet te licht worden opgevat. Gelukkig zijn op de markt veel professionals beschikbaar die aan alle vereiste criteria beantwoorden.