Deelnemers ronde tafel _ foto

Wat elke eigenaar moet weten over appartementsmede-eigendom

Geschreven door Philip Verhaeghe op 11 mei 2019

Ronde Tafel # 1

Sinds 1 januari geldt er een nieuwe wet op de mede-eigendom van appartementen.   Maar die wetsaanpassingen zijn natuurlijk ook een goede aanleiding om dieper in te gaan op de vraag wat elke mede-eigenaar zeker moet weten over appartementsmede-eigendom.

Benedicte Sys en Bruno Vandevyvere nodigden daarom verschillende marktspelers uit voor een ochtendlijk rondetafelgesprek in het Oostendse cultuurcentrum De Grote Post:  Deelnemers ronde tafel _ foto's (c) Yves Goethals

  • Frank Burssens, oprichter advocatenkantoor Everest
  • Geoffrey Giet | Agence Rosseel
  • Luc Vander Meeren (Syncura)
  • Jean-Marc Vandersmissen, Oryx projects / Square Group
  • Hendrik Vandevelde, mede-eigenaar en voorzitter van een VME in Oostende,
  • Nils Vanhauwaert, Upgrade Estate en
  • Sofie Wille | Agence Dermul

 

Wat weet u over de syndicus?

In dit eerste deel van het verslag focussen we op de rol van de syndicus. Men ergert zich nogal gemakkelijk aan de ‘hoge kosten’ van de ‘syndic’. Maar veel eigenaars maken daarbij geen onderscheid tussen het eigenlijke ereloon en de kosten voor onderhoud, herstellingen en energie. Ze staan dus niet stil bij de verschillende bestemmingen van hun geldelijke bijdrage, noch bij de grote verantwoordelijkheid en de inhoudelijke uitdagingen van deze functie. De opdracht van de syndicus is strikt omschreven in de Wet op de Mede-eigendom en in het reglement van interne orde. Dat laatste is sinds de nieuwe wet trouwens een verplicht document. Sofie Wille

De organisatie van de mede-eigendom

Zoals u weet vormen alle eigenaars van een appartement in een zelfde gebouw samen de vereniging van de mede-eigenaars (VME). In deze rechtspersoon bestaan er meerdere instanties of rollen, nl. de algemene vergadering (AV), de syndicus en twee controle-organen: de raad van mede-eigendom (verplicht in mede-eigendommen met meer dan 20 appartementen, facultatief in kleinere mede-eigendommen) en de rekencommissaris (of een college van rekencommissarissen).

De algemene vergadering (AV) is het hoogste orgaan en in feite de wetgevende macht van een VME. Hier worden zo goed als alle beslissingen genomen, wordt jaarlijks de financiële toestand besproken en wordt over de décharge van het mandaat van het syndicus gestemd. Al onze gespreksdeelnemers roepen de mede-eigenaars trouwens op om actief aanwezig te zijn op die AV.  

Wat doet een syndicus? deelnemers ronde tafel

  • Beheerstaken

Gewoonlijk worden zijn opdrachten in drie grote rubrieken onderverdeeld. 

  • Administratief beheer

De syndicus is als gemandateerde (lasthebber) van de VME verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de algemene vergaderingen en het uitvoeren van alle beslissingen. De wet bepaalt dat hij de notulen met de beslissingen op het eind van de vergadering na voorlezing moet laten ondertekenen door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars. Dit verslag wordt toegankelijk bewaard in het register van de notulen van de algemene vergadering. Hij houdt ook de eigenaarslijst bij zodat hij alle betrokkenen steeds tijdig kan uitnodigen en informeren. 
Hij vertegenwoordigt zo nodig alle mede-eigenaars bij het afsluiten van contracten waarover werd beslist. Ook het beheer en de opvolging van verzekeringsovereenkomsten en/of eventuele schadedossiers behoort tot zijn administratieve opdrachten.

  • Financieel beheer

Als ‘boekhouder’ van de VME staat hij in voor het beheer van de inkomsten en de uitgaven, alsook van het werkings- en reservekapitaal. Hij stelt het jaarlijks budget op,  doet de financiële verrichtingen en bereidt een begrotingsraming voor wat Sofie Wille, Hendrik Vande Velde & Luc Vander Meerenbetreft de lopende uitgaven voor het onderhoud, de werking en het beheer van de gemeenschappelijke delen en de gemeenschappelijke uitrusting van het gebouw. Hij maakt ook een begroting op voor de buitengewone kosten. Die begrotingsramingen worden jaarlijks ter stemming voorgelegd aan de algemene vergadering. Voortaan mag de syndicus ook op eigen initiatief achterstallen invorderen bij de mede-eigenaars.

  • Technisch beheer 

De syndicus voert het dagelijks algemeen beheer van de mede-eigendom. Zo is hij ondermeer belast met het opvolgen van het onderhoud en de herstellingen van de gemeenschappelijke delen van het onroerend goed.

Hij houdt de mede-eigendom in een goede staat en laat de dringende herstellings- en/of renovatiewerken uitvoeren. Voor niet-dringende gevallen heeft hij eerst de goedkeuring nodig van de algemene vergadering. Deze beslist hier steeds over op basis van ingediende bestekken en meetstaten en spreekt zich ook uit over de leverancierscontracten.

  • Praktische schikkingen

De duur van een mandaat als syndicus is wettelijk beperkt tot een termijn van 3 jaar. Deze is wel verlengbaar. De syndicus legt jaarlijks verantwoording af aan de algemene vergadering voor zijn beheer. 
Ook organisaties zoals Dermul, Rosseel, Upgrade Estate of Syncura kunnen als ‘rechtspersoon’ de syndicustaak op zich nemen. Dan wordt of gewerkt met werknemers onder leiding, gezag en toezicht van de zaakvoerder (een erkend makelaar op het tableau van de syndici) of met zelfstandigen die dan zelf moeten ingeschreven zijn op de tableau van de syndici van het BIV.

Reglement van interne orde Jean-Marc Vandersmissen

Sommige regelingen of afspraken die vroeger verplicht deel uitmaakten van de statuten zijn nu verplaatst naar het verplicht reglement van interne orde. Omdat er geen notaristussenkomst meer voor nodig is, kunnen dergelijke afspraken gemakkelijker aangepast worden. De syndicus zal een coördinerende rol moeten vervullen bij de verplichte opmaak van dit reglement. Dat moet ondermeer duidelijke bepalingen over de rol van de AV en zijn eigen mandaat bevatten. Hij houdt die tekst ook up to date. In de praktijk loopt dat ‘up to date houden’ niet altijd op wieltjes, weet Frank Burssens. Luc Vander Meeren suggereert zelfs een registratie zodat voor alle eigenaars altijd duidelijk is wat de laatste versie van het reglement is.

Reservefonds

De syndicus moet nu ook instaan voor het beheer van het nieuw verplichte reservefonds van de VME. Dat apart reservekapitaal (naast de rekening met het werkkapitaal) bestaat uit voorschotten van de mede-eigenaars bestemd voor niet-periodieke uitgaven ten aanzien van de gemeenschappelijke delen en uitrustingen zoals het verwarmingssysteem, de liften, de renovatie van het dak, de leidingen enz…

De minimale jaarlijkse bijdrage in het reservekapitaal bedraagt 5% van het totaal der gemeenschappelijke kosten in het voorbije boekjaar. De aanwezigen aan de ronde tafel betreuren met Frank Burssens dat de algemene vergadering met de zogenaamde “opt out” van een 4/5de meerderheid toch kan beslissen om geen reservefonds aan te leggen.

Vergoedingen en transparantie Frank Burssens

In het syndicuscontract moet de vergoeding van de syndicus voortaan duidelijker worden weergegeven. De syndicus en de eigenaars moeten dus goede prijsafspraken maken. Je hebt enerzijds de opsomming van alle forfaitaire prestaties die inbegrepen zijn in de vaste vergoeding voor de basisdienstverlening. “De huidige gemiddelde syndicusvergoeding per maand en per kavel is zoiets van een 20 euro.” bevestigt Luc Vander Meeren. 

Anderzijds heb je de lijst met extra aanvullende prestaties en de daaraan gekoppelde vergoedingen. Hier kunnen extra technische ingrepen of tussenkomsten in regie worden gefactureerd. Zaken die niet expliciet vermeld staan als aparte kosten mogen niet aangerekend worden, tenzij de algemene vergadering voorafgaandelijk expliciet akkoord gaat.

“De syndicus moet in veel gevallen de mede-eigenaars ook een beetje kunnen of willen ‘opvoeden’.” vindt Jean-Marc Vandersmissen: “Hij moet hen het verschil uitleggen tussen operationele kosten en reserves voor investeringen.” Geoffrey Giet vult aan: “Hij moet hen kunnen overtuigen van het belang van investeringen en moderniseringen om de waarde van het onroerend goed te behouden.”

“Een syndicus kan pas goed functioneren als hij er in slaagt om een grote betrokkenheid van de eigenaars te realiseren,” vindt ook Nils Vanhauwaert. Als hij er in slaagt om in de AV door een goed onderbouwde communicatie het belang van investeringen, het reservefonds en dergelijke helder toe te lichten zal hij zich gesteund weten in zijn opdracht. Vandaar de herhaalde oproep van verschillende aanwezigen om de statuten en reglementen aandachtig te lezen en zich reeds voor de aankoop goed te informeren. Jean-Marc Vandersmissen kent zowel klanten die de statuten artikel per artikel uitpluizen en anderen die er volledig op vertrouwen dat het wel in orde zal zijn…

Statuten Geoffrey Giet

De vermelding van de statuten maakt bij meerdere aanwezigen iets los en er ontspint zich een nieuwe discussie. Moeten deze zeer uitgebreid zijn en zoveel mogelijk regelingen voorzien om het de syndicus ook zo gemakkelijk mogelijk te maken? Of moeten die – zoals Frank Burssens bepleit - als een beknopte versie eerder gebaseerd zijn op duidelijke principes? Dan geven ze de macht aan de algemene vergadering om daar via het intern reglement verder op te bouwen naarmate nieuwe uitdagingen zich aandienen. Maar wat dan als dat tot oeverloze discussies leidt? Lang of kort: de vergadering geraakt er niet uit. In ieder geval moet er grote zorg en aandacht aan de redactie van de statuten en het reglement besteed worden. Het betaamt alleszins niet om zomaar een model uit de schuif te nemen. Elk onroerend goed heeft immers zijn eigen kenmerken!

Stijgende kosten?

Men beseft nog te weinig dat de gemeenschappelijke onderhoudskosten voor de lift, de parkings en de toegangspoorten, de buitenaanleg, de eventuele zonnepanelen, de beveiliging en zo meer flink zullen (blijven) oplopen. Veel onbegrip en wrevel zou al kunnen weggenomen worden als de makelaar, de promotor, de notaris en dergelijke de nieuwe mede-eigenaar daar vooraf uitgebreid over zouden verwittigen, waarschuwen Geoffrey Giet en Jean-Marc Vandersmissen nog.  

Businessmodel Nils Vanhauwaert

Wegens de vele kleine taken en de diverse verantwoordelijkheden is het vandaag moeilijk om rond het syndicus-schap een duurzaam businessmodel op te bouwen. “Vandaar dat de syndicusfunctie omwille van de schaalvoordelen vooral aangeboden wordt vanuit grote immobiliënorganisaties met een ruim palet aan diensten en gespecialiseerde medewerkers.” legt Geoffrey Giet uit. “Zij kunnen ook betere prijzen bedingen bij energieleveranciers en dergelijke” vult Luc Vander Meeren aan.

Naarmate er meer inspanningen zullen nodig zijn rond duurzaamheid, milieuvriendelijkheid en klantenservice verwacht onze groep dat de functie zal evolueren naar een soort professioneel ‘facility management’. “Een goede syndicus kost inderdaad geld maar is ook een garantie voor een meerwaarde op termijn van het gebouw” vindt Luc Vander Meeren.

Wat als? Sofie Wille & Hendrik Vande Velde

Het is niet allemaal of overal koek en ei. Sommige oudere residenties hebben soms nog een mede-eigenaar als vrijwillige syndicus. Ja, dat kan ook nog. Maar kan iemand zonder de juiste juridische, technische of boekhoudkundige competenties deze functie vandaag nog goed blijven uitoefenen? En wat met de aansprakelijkheid? De AV van een VME moet dan wel durven en willen ingrijpen als het nodig is: als een syndicus niet voldoet is die immers bevoegd om het mandaat niet te verlengen.

“Maar ligt het in onze Vlaamse volksaard om dat aan te durven?” vraagt Nils Vanhauwaert zich luidop af. “Als de eigenaars nooit naar de AV gaan en nooit protesteren gaan de zwakke syndici niet meteen verdwijnen…”  Sofie Wille vertelt hoe moeilijk het soms al is om gewoon alle mede-eigenaars te informeren over een nieuwe wet of een nieuw reglement…

En volgens de nieuwe wet mogen niet alleen een groep mede-eigenaars maar ook de syndicus de vrederechter nu vragen om een ‘voorlopig bewindvoerder’ aan te stellen als de besluitvorming in de VME geblokkeerd is en er financiële problemen dreigen of belangrijke ingrepen nodig zijn. De aanwezigen hebben dit echter nog niet in de praktijk meegemaakt. “Wellicht moet zo een syndicus dan niet meer op een verlenging van zijn opdracht rekenen.” grappen ze.

Lexicon